COTAÇÃO DE TRANSPORTES: GUIA RÁPIDO PARA ENTENDER E REALIZAR

Empresas de transporte de cargas passam por vários processos até chegar na entrega do produto final. Um dos primeiros passos dessa cadeia de operações é a cotação de transportes, essencial para entender e definir qual é a melhor transportadora para prestar o serviço. 

Saber como realizar a cotação de transportes é fundamental para qualquer empresa de qualquer tamanho e segmento que preza por um processo de transporte rápido e eficiente. Atualmente, as cotações podem ser realizadas de duas principais maneiras: manualmente ou de forma automatizada. No texto de hoje discorreremos sobre o que é cotar frete, como fazê-lo, quais são os principais fatores a serem considerados, elementos comuns e as diferenças entre processos manuais e automatização. 

O que é cotação de transportes? 

O propósito da prática de cotar transportes é definir e especificar o preço do frete a ser cobrado, variando o valor de acordo com a cidade, tipo de carga, região de destino e origem, entre outros fatores determinantes. Geralmente, a cotação é feita por embarcadores ocasionais e que não possuem contratos fixos com transportadoras. 

Realizar a cotação dos fretes é um processo complexo pois existem muitas variáveis a serem consideradas, como: 

Tipo de carga:

Cada tipo de carga tem uma recomendação específica para transporte. As mercadorias são categorizadas de acordo com o nível de periculosidade, valor e volume. Temos alguns exemplos das cargas mais populares no Brasil:

  • Cargas a granel
  • Frigoríficas
  • De veículo
  • Medicamentos
  • Cargas vivas

Além disso, existem as mercadorias de valor, com alto risco de furtos (eletrônicos, joias, pedras preciosas), as cargas secas (móveis, madeira, alimentos não perecíveis, materiais de construção), cargas perigosas (explosivos, produtos químicos, inflamáveis, gases tóxicos, radioativos) entre outras. Por isso, esse fator é decisivo para a composição do valor do frete e para a cotação de transportes. 

Tributos:

Avaliar quais taxas e tributos compõem o valor do frete também é um fator essencial para entender a cotação de transportes. Nesse texto, já aprofundamos quais são as principais taxas de transporte cobradas no Brasil. Mas veremos algumas no tópico abaixo: 

  • ICMS 

O Imposto sobre Operações Comerciais é o mais popular. É um imposto aplicado a qualquer mercadoria que circula e é comercializada dentro do país.

  • GRIS

O Gerenciamento de Risco e Segurança cobre os custos que a transportadora pode ter ao adotar medidas de combate ao roubo de cargas. Alguns fatores influem diretamente no cálculo do GRIS, como tipo de produto (eletrônicos e alimentos representam maior fator de risco), custos operacionais e identificação da mercadoria, além do destino da carga

  • Peso Cubado 

Cubagem é o espaço físico que o produto efetivamente ocupa, em consideração o peso e tamanho das mercadorias. Para chegar na metragem cúbica, basta calcular Altura X Comprimento X Largura. No transporte rodoviário, é preciso multiplicar essa metragem por 300, valor definido como fator cubagem, por definição da NTC & Logística (Associação Nacional do Transporte de Cargas e Logística).

Distância

Outro fator fundamental é o local de origem e destino. A distância entre esses dois polos influencia bastante na hora da cotação de frete. Quanto mais longe, mais caro fica o frete. Além disso, existem lugares onde o índice de furto e roubo de cargas é maior, coisa que também encarece o frete e faz diferença na cotação. Um fator a ser levado em consideração também é a qualidade da estrada que será utilizada. 

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Como realizar uma cotação de transportes de qualidade

Para realizar uma cotação de transportes eficaz e satisfatória, é necessário cotar com várias transportadoras diferentes. Essa é a principal ação, pois assim é possível definir um valor médio e comparar preços, vendo qual possui o valor mais justo. 

Mas, é importante ressaltar que nem sempre o frete mais barato é o ideal para sua empresa. Ter uma boa margem de comparação é importante para justamente analisar qual transportadora se encaixa melhor nos requisitos da entrega. 

É igualmente relevante avaliar a reputação das transportadoras envolvidas no processo, e seus diferenciais competitivos, como infraestrutura, qualidade dos caminhões, certificados de segurança, tecnologia envolvida, entre outras considerações. 

Cotação de transportes: Manual X Automatizado

Como já falamos em outra postagem, a tecnologia é uma tendência que está se consolidando cada vez mais no universo da logística. Por isso, é necessário estar de acordo com os diferenciais competitivos de mercado para se destacar. A cotação de transportes não escapa dessa tendência. 

Ter um processo de cotação automatizado traz inúmeros benefícios, dentre eles:

  • Eficácia e rapidez no procedimento de cotação:

Um sistema que realiza a cotação de transportes diminui consideravelmente o tempo do processo, se comparado ao manual. Com a tecnologia a cotação é feita de forma muito mais rápida e assertiva, pois o sistema avalia minuciosamente todos os critérios já falados anteriormente, como distância e tipo de carga, além de selecionar melhor as transportadoras que se encaixam nos requisitos da carga. 

  • Outras áreas beneficiadas

Quando o processo de seleção de transportadoras é realizado de forma detalhada e assertiva, todas as áreas envolvidas no processo logístico são beneficiadas. Destaca-se aqui o setor de vendas e customer service/success, pois possuir uma entrega de qualidade é um dos maiores diferenciais que uma empresa pode possuir perante seus clientes. 

  • Processo seguro e padronizado

A automatização proporciona além de uma experiência de resultados, uma padronização dos processos que gera altos níveis de segurança e organização. Possuir cotações que seguem o mesmo padrão minimiza drasticamente o número de erros que podem ocorrer na operação. 

Como observado, são muitas variáveis que compõem o valor do frete, justificando a complexidade da cotação.

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