Dentro de uma rotina de gestão de transportes, um grande esforço é direcionado aos pagamentos dos fretes contratados. Os valores das tabelas de frete são complicados e requerem muita atenção não hora de processar as faturas e conhecimentos de frete. Para certificar que o valor pago é correto, os embarcadores criam planilhas para auditoria de fretes, mas essa solução, definitivamente, não é a mais indicada.

No texto de hoje, daremos motivos para você, embarcador, parar imediatamente de usar planilhas para auditoria de fretes. 

Por que fazer auditoria de fretes?

Cada transportadora tem uma tabela de fretes para fazer a cobrança dos serviços e essas são extremamente complexas e engessadas, além de, algumas vezes, serem usadas pretensiosamente. Na hora de acordar uma tabela com a transportadora escolhida, o embarcador precisa ter cuidado, pois alguns transportadores agem de má fé e cobram um preço muito mais caro utilizando a complexidade da tabela como pretexto. Nem sempre o valor errado pago no frete foi um plano malicioso do transportador, as tabelas são, de fato, muito difíceis de se compreender e cada detalhe tem um preço diferente e o erro pode ser acidental.

Entretanto, é sempre bom ser cauteloso, afinal, é de dinheiro que estamos falando e as indústrias brasileiras perdem cerca de 6% do valor gasto com transporte com cobranças indevidas no preço do frete. Para evitar que o dinheiro da empresa escorra pelo ralo, os pagamentos dos fretes deveriam ser auditados, conferindo se os valores foram cobrados corretamente.

Pare de usar planilha para auditoria de fretes!

Quando um embarcador entende a necessidade da auditoria de fretes, a primeira solução que lhe passa na cabeça é criar, manualmente, uma planilha no Excel. A fim de validar os valores pagos às transportadoras, essa planilha tenta verificar se a nota fiscal do pagamento contempla o valor especificado na tabela. Contudo, auditorias manuais carregam algumas desvantagens, que podem atrapalhar mais do que ajudar. Por exemplo, um processo manual exige tempo e esforço, tempo esse que os embarcadores valorizam demais para perder cadastrando tabelas e conferindo valores um a um, às vezes o volume de notas é muito grande para realizar auditoria manual. 

Mais um motivo para não utilizar planilhas para auditoria de fretes, é o custo com um profissional dedicado. Quando o volume de documentos é alto, assim como no exemplo anterior, se faz necessária a contratação de uma pessoa responsável por realizar essa atividade. O custo com essa contratação pode não valer a pena, pois, no fim das contas, a auditoria de fretes é um jeito de reduzir custos.

Outra desvantagem das planilhas é que, através do Excel, só é possível checar o valor pelas notas fiscais dos pagamentos já realizados, ou seja, se o embarcador já pagou o valor errado, essa auditoria não servirá de nada. Sendo assim, é inútil!

Solução para as planilhas

Enfim, chegamos à conclusão de que as planilhas, definitivamente, não são a solução mais indicada para alcançar uma auditoria de fretes que funcione e cumpra seu propósito, mas qual seria essa solução?

Claramente seria algo envolvendo tecnologia, já que esta é tendência em operações de transportes eficientes. No mercado, existem alguns softwares que realizam a auditoria de fretes assim que o conhecimento do fretes é emitido pela transportadora. Assim, é possível validar o preço correto antes de pagar o valor incorreto. Essas plataformas conferem se o preço estipulado pela tabela de frete acordada bate com o preço cobrado pela transportadora, necessitando apenas cadastrar a tabela.