Vamos imaginar a área de transportes de uma indústria assim que o produto está pronto para ser encaminhado ao seu próximo destino. Para ser despachado, é preciso contratar o serviço de frete de uma transportadora confiável que movimentará a carga até seu destino. A fim de garantir que a prestação desse serviço de frete seja documentada e reconhecida fiscalmente, é emitido um documento para cada contratação. Esse documento fiscal é o CTe ou Conhecimento de Transporte Eletrônico e, assim como uma nota fiscal, serve para registrar que houve troca de serviço. Entretanto, os conhecimentos de transporte também podem ser usados na auditoria de frete, com o objetivo de identificar possíveis divergências no preço cobrado pelo frete. Inclusive, a realização da auditoria dos pagamentos de frete a partir dos conhecimentos de transportes resultam em uma redução de custo significativa. 

Gestão de conhecimentos de transporte

O Conhecimento de Transporte Eletrônico é emitido assim que o serviço de frete é contratado e a gestão desses documentos fiscais permite a identificação de possíveis divergências. A atividade da auditoria dos conhecimentos possibilita que todos os documentos sejam analisados com a finalidade de verificar a consistência dos valores. Para que a auditoria de frete seja mais eficaz, é preciso realizar a conferência dos valores assim que os conhecimentos de transporte são emitidos. 

Porém, infelizmente, nem todas as empresas reconhecem a importância dessa atividade que é quase essencial, porque traz alguns benefícios relevantes. E, mesmo as que reconhecem a necessidade da auditoria, nem sempre realizam essa tarefa de forma propícia. Fazer a auditoria manualmente não elimina totalmente a existência de ocorrências, pois o processo fica exposto à erros humanos devido ao alto volume de conhecimentos.

As divergências podem se dar através de diversos motivos, mas a constante é a perda de dinheiro, uma vez que o valor acordado não concorda com o serviço prestado. Mesmo que as divergências não sejam propositais, elas podem acarretar em uma cobrança mais alta do que a combinada e este prejuízo pode custar caro para a empresa. Alguns fatores que contribuem para as divergências são:

• > Reajuste automático;
• > Cotação errônea do preço, já que foge da tabela acordada;
• > Cálculo fora da tabela negociada;
• > Cobranças em duplicidade;
• > Serviços não executados.

Enfim, para assegurar uma gestão de conhecimentos de transporte assertiva, a melhor escolha é investir em um TMS para auditoria de frete. Desta forma, a automatização da atividade garante um processo confiável que se traduz em alguns ganhos. 

A logística das indústrias perde bilhões de reais anualmente com o pagamento de frete incorreto e esse quadro pode ser facilmente resolvido com a ferramenta correta. Sistemas para gestão de frete estão cada vez mais acessíveis e agregam muito em redução de custos.