A IMPORTÂNCIA DE REALIZAR A CONFERÊNCIA DE FATURAS DE FRETE

Os profissionais que atuam na gestão de compras e logística têm sempre uma dúvida: como reduzir custos em sua atividade? A resposta abrange diferentes vieses, sendo um deles a auditoria de frete. A maioria dos gestores e profissionais logísticos estão sempre buscando formas de reduzir custos em seus processos. Não existe uma resposta exata para essa pergunta, mas sim diversas práticas que ajudam na redução de custos. Uma delas é a conferência de faturas de frete, ou auditoria de frete. 

No texto de hoje falaremos sobre que é conferência de faturas de frete, qual a sua importância, e como realizá-la. 

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Por que realizar a conferência de faturas de frete?

A principal função e utilidade da auditoria de faturas é garantir que o embarcador está pagando o valor justo pela operação de transporte. Analisar fatura por fatura, conferir os valores, checar tabelas, são algumas funções da conferência de faturas de frete que reduzem significativamente os gastos indevidos no setor de transportes. Algumas das principais divergências encontradas são:

  • Cobranças duplicadas
  • Valores indevidos
  • Erro nas tabelas de frete
  • Reentregas
  • Cobrança de entregas que não foram realizadas

Todos esses fatores influenciam e muito no valor final pago pelo embarcador. De centavo em centavo, o custo final desses erros pode chegar até milhões de reais perdidos nessas transações.

Principais vantagens de realizar a conferência de faturas

Além da redução de custos, a conferência de faturas de frete proporciona ao embarcador uma experiência de resultados em vários aspectos da operação. A prática traz mais segurança para o processo, pois inibe tentativas de fraudes e desvios, fornece informações claras sobre as faturas que foram emitidas, os acordos com as transportadoras e os preços das tabelas, e o principal: reduz gastos indevidos causados por erros de pagamento. 

Uma empresa que não possui auditoria de fretes está vulnerável perante a transportadora, não sabendo exatamente qual o valor correto estabelecido e pagando o que está na nota (que nem sempre é o correto). Parece uma medida simplista e sem impactos, mas existem estudos que mostram que aproximadamente R$ 3 bilhões são desperdiçados pelas indústrias com gastos envolvidos no setor de logística e transportes. O saving gerado pela conferência de faturas de frete faz total diferença no fechamento do final do mês, com esse lucro podendo ser distribuído para outras áreas da empresa que estão precisando

Tecnologia aliada a conferência de faturas de frete

A prática de auditoria de fretes por si só já é extremamente vantajosa para embarcadores. Mas, aliá-la a sistemas de gestão automatizados é a garantia de uma potencialização expressiva de resultados. 

As principais vantagens de automatizar a conferência de fatura de fretes são: 

Análises precisas e rápidas

Ter um sistema que realiza as auditorias significa possuir análises precisas, sem nenhum tipo de erro humano. A ferramenta mais utilizada em indústrias ainda é o Excel, e por mais que ele seja útil, não se compara a um sistema desenhado especificamente para atender as necessidades do setor de transportes. Além disso, o sistema armazena todas os dados que o embarcador considera útil. 

Facilidade para encontrar e trocar dados 

Já falamos sobre EDI anteriormente, e essa questão também é um grande diferencial dos sistemas automatizados. As informações ficam todas reunidas em documentos eletrônicos legíveis para qualquer sistema, de uma forma muito menos burocrática e demorada. 

Centralização de processos

Com a utilização da tecnologia TMS, os processos se integram em uma plataforma específica, trazendo muito mais visibilidade e clareza para o embarcador. 

Esse controle também facilita a contratação das transportadoras, ajuda a tomar decisões mais bem fundamentadas e agiliza os processos.

Redução de custos 

Finalmente, o resultado mais almejado pelos embarcadores. Muitos se assustam com o investimento inicial para implantar um sistema, mas é  necessário possuir uma visão estratégica de médio a longo prazo, pois o retorno é inestimável. Assim, a redução de custos que a conferência de faturas de fretes apresenta é transformador para o modelo de negócio de indústrias dos mais variados segmentos e tamanhos. 

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