Certamente a auditoria de faturas logísticas  é extremamente importante, e até mesmo vital para o controle financeiro de uma empresa, além de otimizar os gastos gerando uma redução de custos. Seu objetivo é a conferência das faturas para garantir a igualdade nos valores negociados e pagos pelo serviço de transportes. É possível identificar erros, duplicidades de cobranças e serviços não realizados.

No texto de hoje falaremos um pouco mais sobre essa atividade e seus processos.

• MONTE TABELAS DE FRETE  

A tabela de fretes é a formalização dos valores cobrados pelo serviço de transporte.  É feito um cálculo baseado em diversos fatores como distância, peso, pedágios, para chegar ao valor final que será cobrado.

Para que essas tabelas funcionem de forma efetiva, alguns critérios devem ser considerados, como tipo de carga, tipo de veículo, percurso entre outros.

Com uma tabela bem estruturada, é possível analisar e comparar valores com seus concorrentes e até mesmo para saber qual o melhor momento para a tomada de decisões que podem otimizar os resultados da empresa.

• EMISSÃO DE CTe E SUA IMPORTÂNCIA

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe), é um documento emitido e armazenado digitalmente que permite um acompanhamento de operações para fins fiscais, gerado pela própria transportadora. Por se tratar de um documento digital, estamos falando de uma eliminação total de erros de escrituração e preenchimento, auxiliando toda uma gestão de custos e gastos. Além disso, extingue também a necessidade de impressão de diversos papéis de documentação fiscal.

Sua emissão garante maior agilidade ao embarcador ao realizar a conferência e auditoria de faturas logísticas, e, unido ao uso de um software de gestão e automação, pode potencializar o desenvolvimento da empresa.

• IDENTIFICANDO E SOLUCIONANDO DIVERGÊNCIAS DE VALORES

Assim, é  comum identificar divergências entre os valores calculados e os cobrados de fato pela transportadora.

Cobranças em duplicidade, com valores maiores e até valores menores; São problemas constantes  diante de uma conferência errônea. Organizações fazem esse controle por meio de planilhas controladas manualmente, o que torna todo o processo suscetível a erros.

As possíveis divergências diante disso são muitas, e podem surgir em qualquer etapa, desde o pedido à emissão dos CTe’s. Para identificá-las é necessário abrir uma auditoria de faturas. Quanto mais rápido forem identificadas, menor o risco de resultados indesejados e prejuízos. As empresas mais atualizadas fazem uso de plataformas como o TMS, para automatizar todo o processo de conferência.  

Então, com um processo de auditoria automatizado, os riscos de erros caem para zero, garantindo que os pagamentos sejam feitos.

Portanto, a melhor solução é a implantação de um sistema de gestão de fretes que simplifica a auditoria de fretes. 

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