Os profissionais que atuam na gestão de compras e logística têm sempre uma dúvida: como reduzir custos em sua atividade?   A resposta abrange diferentes vieses, sendo um deles a prática de  auditar fretes. Essa prática impacta diretamente a gestão de valores e, por isso, otimiza os gastos ocasionando a redução de custos. Além disso, torna o setor mais eficiente para alcançar melhores resultados financeiros. Mas qual a real relevância de aditar fretes? Qual a sua importância? Como realizá-la com eficiência? Essas são as respostas que daremos neste post. Acompanhe

COMO AUDITAR FRETES?

Essa atividade está relacionada à gestão de fretes, sendo responsável pela conferência das faturas dos transportadores a fim de identificar se os valores condizem com o que foi previamente negociado. Nesse processo, é possível identificar duplicidades, erros e cobranças de serviços não realizados.No entanto, a auditoria também tem a função de avaliar como os custos com fretes impactam o faturamento do negócio. Essa é uma avaliação técnica e aprofundada, porque a elevação nos gastos nem sempre é justificada pelo aumento do valor da tarifa.As divergências de valores podem ocorrer devido a uma série de fatores, como:

• >Reajuste automático;
• >Cotação errônea do preço, já que foge da tabela acordada;
• >Cálculo fora da tabela negociada;
• >Cobranças em duplicidade;
• >Serviços não executados.

Fica evidente que essa prática auxilia o controle de gastos e, portanto, a geração de valores. Da mesma forma otimiza o relacionamento com fornecedores, clientes e transportadoras. QUAL A SUA IMPORTÂNCIA?A auditoria de frete tem como função principal evitar que a empresa pague valores excessivos. Atualmente, essa atividade deve ser realizada diariamente para evitar erros que podem levar a prejuízos enormes.

Nesse processo, a equipe logística encontra alguns problemas:

• -Volume alto de Conhecimentos de Transporte Eletrônico (CT-e) emitidos diariamente;
• -Complexidade das tabelas de frete comum;
• -Decisão sobre o momento mais adequado para realizar a auditoria.

O recomendado é fazer assim que o CT-e é emitido para checar se o que está sendo cobrado foi efetivamente negociado. Sempre que uma divergência for identificada, deve-se acionar a transportadora.Outro motivo para sua importância é o fato de que há um prazo para cancelamento do CT-e. No caso da fatura, o procedimento pode ser ainda mais burocrático, porque envolverá outros setores, como o tributário, fiscal, de controladoria etc. Ainda há mais benefícios, entre eles:

 CENTRALIZAÇÃO DOS PROCESSOS

A auditoria deve contar com uma plataforma específica para gestão de frete, que reunirá diferentes informações e permitirá controlar as operações. Também facilita na hora da contratação da transportadora, já que é possível tomar decisões acertadas.

PRECISÃO NA ANÁLISE DAS INFORMAÇÕES

Os dados podem ser mais bem analisados e mensurados com a ajuda da tecnologia, o que também reduz a possibilidade de erros. Ainda é possível simular cálculos, avaliar o histórico e controlar os gastos.

 OTIMIZAÇÃO NAS ENTREGAS E A PRÁTICA DE AUDITAR FRETES

A auditoria melhora a administração de transporte, o que traz mais qualidade às operações. O prazo de entrega e a satisfação dos clientes são mensurados e soluções podem ser apontadas sempre que necessário.  

 FACILIDADE NA TROCA ELETRÔNICA DE DADOS (EDI)

Os arquivos podem ser compartilhados mais rapidamente, independentemente de serem recebimentos de faturas, notas embarcadas, recepção de conhecimento emitido e mais.

 CONTROLE SOBRE AS FINANÇAS

A auditoria permite monitorar os saldos por transportadora, identificar descontos, demonstrar valores cobrados etc. Tudo isso resulta em lucro e economia.

 COMO AUDITAR FRETES DE FORMA EFICIENTE?

Essa prática pode ser aprimorada a partir das seguintes dicas:

 Confira Periodicamente

O mais comum é o envio de pré-faturas pelas transportadoras. A conferência deve ser realizada assim que esses documentos chegarem para evitar erros ou atrasos.

  Conteste as divergências

Os erros identificados devem ser assinalados e justificados para a transportadora. Você pode usar os cálculos da tabela de fretes ou informar descontos devido a atrasos, avarias e extravios.

  Aposte na tecnologia

Os sistemas de informação automatizam os processos, diminuem os erros e aumentam a segurança das informações. A tecnologia também evita a conferência manual, um processo lento e passível a erros.