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AUDITAR FRETES: QUAIS OS GANHOS?

AUDITAR FRETES: QUAIS SÃO OS GANHOS


Os profissionais que atuam na gestão de compras e logística têm sempre uma dúvida: como reduzir custos em sua atividade?   A resposta abrange diferentes vieses, sendo um deles a auditoria de frete.Essa prática impacta diretamente a gestão de valores e, por isso, otimiza os gastos ocasionando a redução de custos. Além disso, torna o setor mais eficiente para alcançar melhores resultados financeiros.
 
Mas qual a real relevância da auditoria? Qual a sua importância? Como realizá-la com eficiência? Essas são as respostas que daremos neste post. Acompanhe!
 
 ➡ O QUE É AUDITORIA DE FRETE?
Essa atividade está relacionada à gestão de fretes, sendo responsável pela conferência das faturas dos transportadores a fim de identificar se os valores condizem com o que foi previamente negociado. Nesse processo, é possível identificar duplicidades, erros e cobranças de serviços não realizados.No entanto, a auditoria também tem a função de avaliar como os custos com fretes impactam o faturamento do negócio. Essa é uma avaliação técnica e aprofundada, porque a elevação nos gastos nem sempre é justificada pelo aumento do valor da tarifa.As divergências de valores podem ocorrer devido a uma série de fatores, como:

  • reajuste automático;
  • cotação errônea do preço, já que foge da tabela acordada;
  • cálculo fora da tabela negociada;
  • cobranças em duplicidade;
  • serviços não executados.

Fica evidente que essa prática auxilia o controle de gastos e, portanto, a geração de valores. Da mesma forma otimiza o relacionamento com fornecedores, clientes e transportadoras. 

➡ QUAL A SUA IMPORTÂNCIA?

A auditoria de frete tem como função principal evitar que a empresa pague valores excessivos. Atualmente, essa atividade deve ser realizada diariamente para evitar erros que podem levar a prejuízos enormes.

Nesse processo, a equipe logística encontra alguns problemas:

  • volume alto de Conhecimentos de Transporte Eletrônico (CT-e) emitidos diariamente;
  • complexidade das tabelas de frete comum;
  • decisão sobre o momento mais adequado para realizar a auditoria.

O recomendado é fazer assim que o CT-e é emitido para checar se o que está sendo cobrado foi efetivamente negociado. Sempre que uma divergência for identificada, deve-se acionar a transportadora.Outro motivo para sua importância é o fato de que há um prazo para cancelamento do CT-e. No caso da fatura, o procedimento pode ser ainda mais burocrático, porque envolverá outros setores, como o tributário, fiscal, de controladoria etc. Ainda há mais benefícios, entre eles:

➡ CENTRALIZAÇÃO DOS PROCESSOS

A auditoria deve contar com uma plataforma específica para gestão de frete, que reunirá diferentes informações e permitirá controlar as operações. Também facilita na hora da contratação da transportadora, já que é possível tomar decisões acertadas.

➡ PRECISÃO NA ANÁLISE DAS INFORMAÇÕES

Os dados podem ser mais bem analisados e mensurados com a ajuda da tecnologia, o que também reduz a possibilidade de erros. Ainda é possível simular cálculos, avaliar o histórico e controlar os gastos.

➡ OTIMIZAÇÃO NAS ENTREGAS

A auditoria melhora a administração de transporte, o que traz mais qualidade às operações. O prazo de entrega e a satisfação dos clientes são mensurados e soluções podem ser apontadas sempre que necessário.

➡ FACILIDADE NA TROCA ELETRÔNICA DE DADOS (EDI)

Os arquivos podem ser compartilhados mais rapidamente, independentemente de serem recebimentos de faturas, notas embarcadas, recepção de conhecimento emitido e mais.

➡ CONTROLE SOBRE AS FINANÇAS

A auditoria permite monitorar os saldos por transportadora, identificar descontos, demonstrar valores cobrados etc. Tudo isso resulta em lucro e economia.

➡ COMO REALIZAR UMA AUDITORIA DE FRETES EFICIENTE?

Essa prática pode ser aprimorada a partir das seguintes dicas:

 💡 Confira Periodicamente

O mais comum é o envio de pré-faturas pelas transportadoras. A conferência deve ser realizada assim que esses documentos chegarem para evitar erros ou atrasos.

 💡 Conteste as divergências

Os erros identificados devem ser assinalados e justificados para a transportadora. Você pode usar os cálculos da tabela de fretes ou informar descontos devido a atrasos, avarias e extravios.

 💡 Aposte na tecnologia

Os sistemas de informação automatizam os processos, diminuem os erros e aumentam a segurança das informações. A tecnologia também evita a conferência manual, um processo lento e passível a erros.


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