Dicas de Como fazer auditoria de frete

Auditoria de frete é um dos pilares para uma boa gestão de sua empresa, essa prática que permite a você embarcador analisar e identificar se o valor cobrado transportador está correto e de acordo com a tabela de frete negociada.

Com a economia em crise, inúmeros impostos, falta de infraestrutura por parte do estado, você não pode perder dinheiro e ter prejuízo com valor de frete equivocado, por isso a auditoria de frete se tornou um pilar para sucesso de sua operação.

Tarefa que precisa ser executada diariamente e por uma equipe altamente capacitada, pois averiguar se as cobranças estão adequadas ao que foi planejado e estabelecido na tabela acordada e identificar divergências e duplicidades, ou uma cobrança de serviços que não foram prestados pela transportadora, não é um processo simples

Conheça as principais divergências encontradas na auditoria de frete?

Devido à complexidade das tabelas de frete comum em boa parte das contratações é preciso estar atento aos possíveis erros de cálculo de frete na emissão de documentos de transporte e de cobrança das transportadoras contratadas, separamos as principais origens das divergências de frete. Confira, a seguir:

  • Erro no cálculo

Esse é um dos problemas mais comuns encontrados na auditoria de fretes. Nesse caso, a cobrança do frete pode vir tanto maior quanto menor do que o correto, e o principal problema disso é que a transportadora ou sua empresa podem arcar com prejuízos financeiros.

Nesses casos, a falha deve ser sinalizada e a fatura deve ser enviada novamente para que o prestador do serviço faça a correção e envie o documento com os valores corretos para o pagamento.

  • ·Cobrança em duplicidade

Já nesse caso, a transportadora envia a cobrança de um mesmo serviço duas vezes para a empresa. O motivo disso pode ser a falta de um controle rigoroso sobre as cobranças já enviadas.

A consequência, assim como no caso do erro no cálculo, é prejuízo financeiro para sua empresa, que pode acabar pagando um valor maior do que o devido.

  • ·Problemas com as tabelas de frete

O processo de criar e implementar tabelas de frete já é bastante complexo, principalmente pelo fato de as transportadoras usarem variáveis diferentes para formar o preço do serviço de transporte.

O problema surge quando, por algum motivo, essas tabelas apresentam falhas e realizam um cálculo incorreto. Nesse caso, existem duas situações:

  • a transportadora pode fazer uma cobrança errada;
  • a empresa pode ter problemas para realizar a auditoria de fretes — haja vista que, com os dados imprecisos, impossibilita uma conferência exata dos valores repassados.

Esta é uma das adversidades mais graves, já que pode levar bastante tempo até que a inconsistência seja identificada e mais tempo ainda para corrigi-la e solucionar a situação.

  • ·Cobrança de serviços que não foram prestados

Este também é um problema bem comum no que diz respeito à auditoria de fretes: a cobrança de serviços que não foram prestados. Ele pode surgir em decorrência de uma falha na transportadora em organizar as cobranças.

Caso haja dúvidas a respeito de determinada fatura, o ideal é retornar a cobrança para o prestador de serviços responsável e solicitar o comprovante de entrega referente ao transporte que está sendo cobrado.

Assim, se a cobrança for indevida, a transportadora deve retirá-la do montante enviado.

Como podemos ver, existem situações que podem acontecer na auditoria de fretes e que revelam falhas no processo de cobrança. Sendo assim, pode-se dizer que este monitoramento e controle é fundamental para evitar que sua empresa arque com custos que não foram verdadeiramente gerados, ou que seus fornecedores de transporte não tenham prejuízos operacionais — o que pode acarretar a queda do desempenho no longo prazo.

Para uma boa auditoria é necessário uma gestão de fretes integrada e automatizada.

 

  • Auditoria de frete por meio de sistema tms

A tecnologia tem a sua influência em todos os setores da sociedade, e ela também oferece seus eficientes recursos na auditoria de fretes. Já existem softwares capazes de realizar todo processo com maior agilidade, garantindo dinamismo de trabalho, redução de erros e segurança de dados.

Entretanto, mesmo com uma solução tecnológica, é necessário designar pessoas para conduzir esse processo, o que demanda tempo e influência a produtividade desses colaboradores, naturalmente.

Conheça: sistema tms da Everlog para gestão de fretes

  • Auditoria terceirizada - Outsourcing

Hoje, a principal maneira de como fazer uma auditoria de frete é por meio de uma empresa terceirizada. Desse modo, todo esse processo é direcionado a profissionais competentes que terão todo foco e dedicação em realizar essa importante etapa.

Repassar esse trabalho a uma empresa também é útil pelo fato de se ter em um local todos esses números reunidos e integrados para análises aprofundadas, pois elas ajudam a empresa a avaliar se os custos atuais de frete estão compatíveis com o mercado e com a realidade da empresa.

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EVERLOG oferece solução completa para gestão de frete

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